AC nauhoite

Ryhmän 5 tekemä AC nauhoite löytyy tästä linkistä:

https://connect.savonia.fi/p67be4jmsdl/

Viikkopalaveri 1.12.2014

Tällä erää viimeinen viikkopalaveritapaaminen tämän projektin tiimoilta.

Pienien epäselvyyksien jälkeen tapaamiseen pääsivät osallistumaan kaikki ryhmän jäsenet. Tehtävät ovat edenneet jälleen suunnitelmien mukaan ja projektin päättämistä varten tehty presentaatio oli edennyt suunnitelmien mukaan. Tapaamisessa pidettiin esityksen kenraaliharjoitus, jossa samanaikaisesti muokattiin vielä esille tulleita kohteita.

Tapaamisen lopuksi nauhoitettiin tehtävänannon mukainen palautekeskustelu.

Ellei erityistä tarvetta ilmene, maanantaina 8.12 EI pidetä viikkopalaveria. Näin ollen projekti tullaan onnistuneesti päättämään lähipäivillä pidettävään esitykseen.

T'ämä meni loistavasti, kiitos kaikille!!!

Viikkopalaveri 24.11.2014

Illan tapaamisessa läsnä kaikki ryhmän jäsenet.

Työskentely on edennyt suunnitelmien mukaan; lähipäivän presentaatiota varten valmisteltu drivessä oleva power point on sovitunmukaisella mallilla. Työstämistä ja viimeistelyä jatkavat Anne ja Merja. Kätensä loukannut Anne pyytää apua muilta ryhmän jäseniltä tarvittaessa.

AC:n aikana harjoiteltu nauhoitus sekä sen "käsittely" onnistuivat hyvin. Seuraavassa vkopalaverissa 1.12. presentaatio valmis ja pidämme "kenraaliharjoituksen" ja istunnon lopuksi teemme tehtävän 5 mukaisen nauhoitteen.

Viikkopalaveri 17.11.2014

Illan keskustelun yhteenveto:

Projekti esitellään muille lähipäivässä ja sitä varten on luotu Driveen  Oppimisprojektin esittely -niminen tiedosto. Jaoimme työt dioittain ja jokainen löytää omansa dian otsikkoon kirjatun nimensä perusteella. Sovittiin, että ensi maanantaina jokaisella on omiin dioihinsa suunnilleen valmiina tekstit, sekä "käsikirjoitus" siitä mitä aikoo lähipäiväesityksessä sanoa. 

Lisäksi sovittiin, että Jaana ja Katriina tekevät runkoa ja pientä "käsikirjoitusta" tehtävää 5 varten, jossa siis tehdään AC-nauhoite. Ensi maanantaina uusi AC ja uudet mietinnöt tilanteesta. Ensi viikolla on varmaan kokoonnuttava usemammin kuin kerran ja alettava valmistella/harjoitella nauhoitteen tekemistä. 

Nauhoituksen tekemistä varten jokaisen pitäisi saada yhteytensä toimimaan ja äänensä kuulumaan!

Uudistettu projektisuunnitelma

Projektisuunnitelmaan sovitut muutokset ja korjaukset on tehty. Linkistä pääset lukemaan:


https://docs.google.com/document/d/1w_vpZhb3N88hA8porGVHrxCLTCEP6_VV9Hv2RcW0HEs/edit?usp=sharing

Viikkopalaveri 10.11.2014

Viikkopalaverissa olivat paikalla kaikki ryhmän jäsenet.

Totesimme projektin etenevän aikataulussa. Jaetut tehtävät oli tehty sovitusti ja ne on julkaistu blogissa.

Projektisuunnitelmaan yhteisesti mietityt korjaukset on tehty ja sovittiin, että jokainen käy lukemassa suunnitelman vielä kertaalleen ja antaa palautetta Katriinalle. Kommentit torstai-iltaan 13.11. mennessä, jonka jälkeen korjaukset ja uuden version julkaisu blogissa.

Aloitimme presentaation valmistelun. Johanna suunnittelee driveen rungon, jonka mukaan esitys tullaan valmistelemaan. Seuraava viikkotapaaminen AC:ssa 17.11., jossa suoritetaan työnjako esityksen suhteen. Hyviä ideoita vastaanotetaan :) ja jokainen voisi miettiä miten esityksestä saataisiin mielenkiintoinen!

Seuraavassa tapaamisessa aloitetaan pohtimaan myös tehtävää AC-nauhoitetta (oppimistehtävä 5)

Oppimistehtävä 4: Projektin dokumentointi

Projektin aikana syntyy erilaisia asiakirja tiedostoja, jotka voivat olla hajallaan projektiryhmän hakemistoissa. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia asiakirjat ja dokumentit kootaan yhteen ja arkistoidaan.  Projektin sisäisestä tiedonvälityksestä syntyy erilaisia suunnittelu dokumentteja ja muistioita.  Kaikkea tietoa ei välttämättä tarvitse jakaa kaikille, vaan olennaista on, että tiedetään  mistä tiedot löytyvät.

Yleensä palvelimelle perustetaan sähköinen hakemisto projektikansio. Kansion perustamisesta ja ylläpitämisestä vastaa projektipäällikkö. Suunnitteluvaiheen dokumenteista on kansioon laitettava viimeisin versio. Projektikansioon voidaan laittaa linkki, josta löytyy kaikki asiaa koskevat työhakemistot.

Projekti kansion sisältö voi olla seuraavanlainen:

1. Projektin aloittaminen

2. Projektin sopimus

3. Projektisuunnitelma ja työsuunnitelma

4. yhteystiedot ja palaveriajat

5. Johtoryhmän kokousmuistiot

6. Tilannekatsaukset

7. Suunnittelupalaverien muistiot

8. Projekti tiedotteet

9. Sidosryhmien tiedonvaihto

10. Suunnitteludokumentit

12. Käyttöohjeet ja koulutusmateriaalit

13. Dokumenttien arkistointi

14. Loppuraportti

Kaikkia asiakirjoja ei saada sähköiseen muotoon ja projektikansioon on tallennettava alkuperäisten papereiden arkistointipaikka.

Dokumentaatio kannatta tallentaa sellaiseen paikkaan, josta se on helposti saatavilla. Hyviä taltioimispaikkoja ovat yrityksen intranet, josta mahdollisimman moni saa projektin opit hyödyksi. Projektista voidaan laatia myös lehdistötiedote. 

Projektin elinkaarta kuvaavasta kaaviosta nähdään myös osa projektissa tuotettavista asiakirjoista.

Ennen projektin käynnistymistä käydään neuvotteluja, josta tehdään kokousmuistioita ja raportteja. Projektin dokumentointi on osa projektin seurantaa.  Projektiryhmän on saatava asialliset raportit ennen kokouksia.

Aloitusvaiheessa tehdään alustava projektisuunnitelma ja riskianalyysi. Laaditaan erilaisia kustannusarvioita ja rahoitussuunnitelmia, jonka jälkeen tehdään lopulliset projekti-, viestintä- ja resurssisuunnitelmat. Päättämisvaiheessa projektidokumentointi viimeistellään, arkistoidaan, luovutetaan asiakkaalle sekä tehdään loppuraportti.

Projektin aikana käsitellään myös arvioita ja palautteita. Laaditaan budjetteja, ennuste- ja tilanneraportteja. Kokouksissa on esityslistat ja niistä pidetään pöytäkirja tai kokousmuistiota.

Projektiin palkattaville henkilöille tehdään työsopimukset, kirjanpitoaineisto ja tositteet, projekteista laaditan vuosi- ja seurantaraportteja. Projektiasiakirjoja on säilytettävä tietyn ajan. Suurissa projekteissa dokumentaatioiden määrä nousee suureksi. Projektinohjausryhmä on ylin ohjaava taho, jonka kokouksista laaditaan tarkat pöytäkirjat. Projektin tulosten dokumentointi on aikaa vievää ja tämän tulee olla osa projektisuunnitelmaa. Projektista laaditan sisäisiä dokumentteja sekä asiakkaalle luovutettava etukäteen sovittu dokumentaatio.  

Oppimistehtävä 3: Projektin työskentelytavat, vuorovaikutus ja viestintä

Olemme tutustuneet TKI-projektin sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, sekä projektin dokumentointiin. Olemme myös selvittäneet yleisesti, millaisia asiakirjoja projektissa sen elinkaaren aikana tuotetaan ja miten ne taltioidaan. Tässä tekstissä yhteenveto näistä kaikista osa-alueista.

Meille osoitetun TKI-projektin sisäisiä viestintäkanavia ovat:

-Karelia-intranet

-sis. tiedotteet / keskuksen viikkotiedote

-sähköposti

-ilmoitustaulut

Projektipäällikön mukaan yksittäisten kanavien toimivuudesta ei ole tarkempaa tietoa ja hän korostaakin henkilökohtaisen kontaktoinnin suurta merkitystä.

Dokumentoinnin osalta rahoittaja määrittää, kuinka kauan niitä tulee säilyttää. Tässä projektissa käytetään vielä paperista dokumentointia, mutta sähköisiin ollaan pikkuhiljaa siirtymässä. Esimerkkeinä dokumentoinnista sopimukset, kirjanpidon dokumentit ja osallistujalistat. Karelia-Ammattikorkeakoulussa on käytössä projektien hallintajärjestelmä PROHA, jonne tulee projektin päättyessä tallentaa ainakin hyödyntämissuunnitelma, jossa on näkyvillä projektin tärkeimmät tulokset.

Tutustuimme yhteen kohdeprojektin asiakirjaan ja yleisilme oli selkeä. Dokumentissa tuli esille kaikki tarvittavat seikat selkeästi otsikoidensa alle eriteltyinä. Näin lukija löytää etsimänsä tiedon helposti ja nopeasti.

Projektin ulkoinen viestintä tapahtuu www-sivujen, karelia.fi-lehden, sanomalehtien, sähköpostin (tärkeimmät sidosryhmät), puurakentamisen painoalan tiedotteiden, minimessu esiintymisten sekä juttujen ja artikkeleiden kautta.

Projektin antama ulkoinen kuva on suppeahko, johtuen ulkoisen viestintämateriaalin niukkuudesta. Koska projektin varsinaisena kohderyhmänä ovat rakennusteollisuuden ja talotekniikan asiantuntijat, koulutusorganisaatioiden asiantuntijat sekä opettajat, on ulkoinen viestintä tähän suuntaan hoidettu sähköpostitse. Projektipäällikkö toteaakin että ylivoimaisesti tehokkaimmaksi tavaksi toimia onkin osoittautunut henkilökohtainen kontaktointi.

Projekti profiloituu uuden ja innovatiivisen konseptin muodostumiseen. Se palvelee erinomaisesti kohderyhmäänsä jotka haluavat kehittää, laajentaa tai luoda uutta liiketoimintaa.

Viikkopalaveri 4.11

Heti ohjaustapaamisen jälkeen pidettiin sovitusti ryhmän viikkotapaaminen. Läsnä Johanna, Anne, Jaana, Juha-Pekka ja Katriina.

Käytiin läpi saatu palaute, tulevat tehtävät sekä kehitysehdotukset.

Tehtävänjako ennen seuraavaa viikkotapaamista, joka järjestetään 10.11. Jaanan varaamassa AC:ssa, on seuraavanlainen:

- tehtävään 3 paneutuvat Johanna, Juha-Pekka ja Anne

- tehtävä 4 Jaana

- projektisuunnitelman hiominen annettujen kehitysehdotusten perusteella Katriina

- poissaollut Merja saa osakseen 10.11. määriteltävän tehtävän

Sovittiin, että projektisuunnitelma on "korjattu" iltapäivällä 10.11 niin, että jokainen ryhmän jäsen perehtyy sen sisältöön ennen AC:n alkamista klo 20.30. Viikkotapaamisessa tilannekatsaus, tehtävätilanteen päivitys sekä työnjako.

Johanna kertoi, ettei edellisen viikkotapaamisen blogikirjoitukseen liittämäni AC-huoneen linkki toiminut, joten suosittelen vastaisuudessa siirtymään varattuun tilaan suoraan Jaanan lähettämän sähköpostin kautta!

Projektiryhmän ohjaustapaaminen 4.11.

Ohjaustapaaminen Pilvin ja Tarjan kanssa.

Tapaamisessa kävimme läpi projektimme etenemisen ja läsnä olivat kaikki ryhmän jäsenet. Käsittelyssä olivat projektisuunnitelma sekä ryhmämme eteneminen ja ryhmätyöskentelymme onnistuminen yleisesti. Todettiin työskentelyn edenneen sovitun mukaisesti ja projektisuunnitelmasta saatuja kehitysehdotuksia kirjattiin ylös myöhempää kehittämistä varten.

Projektisuunnitelma

Linkki projektisuunnitelmaan:

https://docs.google.com/document/d/1w_vpZhb3N88hA8porGVHrxCLTCEP6_VV9Hv2RcW0HEs/edit?usp=sharing

Viikkopalaveri 27.10

Tilannekatsaus AC:n välityksellä;

• mukana kaikki ryhmän jäsenet

• projektisuunnitelma on edennyt aikataulun mukaan. Tarvitaan muutamia täydennyksiä = tekee Merja + Anne (+ Jaana) -> tekstin muokkaaminen lopetetaan pe 31.10 klo 9.00, jonka jälkeen Katriina muokkaa tekstin ulkoasun ja siirtää word version tänne bloggeriin. 

• testimielessä tehty keskustelun nauhoitus onnistui hyvin. Kaikki saivat äänensä kuulumaan sopivalla voimakkuudella. Näytön jakamiseen tarvittavan ohjelman lataus ei Katriinalla onnistunut, joten sitä yritettävä myöhemmin uudelleen. 

• käytiin läpi kurssin tulevia vaiheita

• seuraava tapaaminen opettajien kanssa tiistaina 4.11. klo 19.20-19.55. Välittömästi tämän jälkeen ryhmätapaaminen https://connect.savonia.fi/karelialtlas13r2/ 
• käydään läpi saatu palaute, tuleva tehtävä sekä työnjako

Pieni knoppitieto; tätä kirjoittaessani blogiamme on luettu 161 kertaa!!! What :D ??

Bloggerin kommentti: kun luette tätä, heittäkääpä jotain kommenttia myös!

Muokattu aikataulu

Kiitos Jaana aikataulua koskevista kommenteista.

Muistutus kaikille; muistakaa pitää kirjaa projektiin käyttämistänne työtunneista!

Ja tässäpä vielä uusi aikataulukuvaaja, jonka saa suuremmaksi kuvaa klikkaamalla. Lisää kommentointia kiitos :)

Projektin aikataulu

Aikataulu Gantt -kaavion muodossa. Projektiryhmän jäsenet voisivat kommentoida; onko lisättävää? Onko järjestys oikea? Muuta?

HUOM! Kuvan saa avattua suuremmaksi sitä klikkaamalla!

BiNo -projektin haastattelun purku

Haastateltu 22.10.2014 klo 8.00 TKI-projektin projektipäällikköä Mikkoa. Seuraavassa esitetyt kysymykset vastauksineen.

1.  Miten TKI-projekti suunnitteluprosessi oli toteutettu ja mitä haasteita siinä on ollut?

• Suunnitteluprosessi lähtee liikkeelle  esim. yksittäisen henkilön ideasta jota lähdetään keskusteluissa kehittämään ja ideoimaan eteenpäin. Syntynyttä ideaa lähdetään ensisijaisesti myymään omalle lähiesimiehelle ja muille työyhteisössä. Talon sisäinen organisaatio määrittää  hyvin pitkälti projektien rajat ja suuntautumiset ja näin ollen on yksi tärkeistä suunnitteluprosessiin vaikuttavista osista. Ideaa markkinoidaan ja esitellään mahdollisille yhteistyökumppaneille.  Rahoitusinstrumentit ohjaavat hyvin pitkälle, miten ja millaisia projekteja lähdetään viemään eteenpäin, sillä ilman rahoitusta ei myöskään projektia synny. Pienellä paikkakunnalla on saatava yritykset vahvasti sitoutumaan projektiin.   Toimijoita alueella on paljon ja projektirahoituspyyntöjä satelee yrityksille monelta taholta ja kilpailu rahoituksesta on kovaa.  Rahoittajat vaativat, että heitä on kuultu ja heidän intressinsä on huomioitu suunnittelussa.

2.  Miten TKI-projektinne on organisoitu ja vastuualueet jaettu?

• Projektipäällikkö  on toiminut yksin ja vastannut myös toteutuksesta.

3. Mitä sidosryhmiä on ollut  TKI-projektissa mukana ja miten heitä on sitoutettu projektiyhteistyöhön?

• Talon sisäiset sidosryhmät
• Rakennustekniikan opettajat
• Matrix-työryhmät, koulutus- ja palvelujen kehittämistyöryhmät
• Talon ulkopuoliset sidosryhmät kuten yritykset, jotka ovat ns.sisällöllisiä sidosryhmiä

4. Onko projektilla erillinen ns. viestintäsuunnitelma?

• Oltava ainakin ajatustasolla
• Rahoittaja vaatii viestintäsuunnitelman, että projekti tulee tietoisuudeen ja tulokset saadaan esille.
• Tässä projektissa on nettisivut, jossa julkaisu-  ja artikkeliosio. Loppuvuodesta järjestetään seminaari.

5. Onko aikataulu ollut pitävä.

• Tässä projektissa on. Tyypillistä on, että aikatauluihin tulee helposti muutoksia ja projektisuunnitelmaa joudutaan matkan varrella muuttamaan.

6. Budjetin pitäminen?

• Hyvin on pitänyt.  Budjetin ylittymiset johtuvat yleensä inhimillisistä tekijöistä, kuten väärinymmärryksistä ja alkupudjetoinnin epäonnistumisesta. suurin kulu yleensä henkilöstökulut, joihin harvemmin tulee yllätyksiä.
• Budjettia valvoo kirjanpitäjä, sihteeri ja projektipäällikkö, eli ylitykset ovat aika harvinaisia.

7. Millaista yhteistyötä tai -työtapoja TKI-projektissa käytetään tai on käytetty mukaan lukien erilaiset palaverikäytännöt ja työajanseurannat?

• Työajanseurannassa siirrytään kellokorttimenetelmään. Tähän saakka henkilökohtainen seuranta omasta työhön käytetystä ajasta. Merkitsee ylös päivän pääkohdat esim. tapaamiset ja kokoukset., kirjalliset työt jne.
• Lähes mahdotonta pitää tarkkaa kirjanpitoa tehdyistä tunneista, mutta rehellinen merkitsemiskäytäntö tärkeä.
• Palavereissä kriittisyyttä, oltava tiiviitä ja tarkkaan suunniteltuja osallistujien ja aiheiden osalta. ei turhaan pitkittyneitä palavereja. Säännöllisyys tärkeää, varsinkin isommassa tiimissä.

8. Mitä sisäisen viestinnän keinoja TKI-projekti käyttää ja miten ne ovat toimineet?

• Sähköposti edelleen paras
• Keskuskohtaiset uutiskirjeet kuukausittain
• AMK:n sisäinen uutiskirje noin 8 krt vuodessa
• Karelian nettisivuille mahdollista laittaa viestintää
• Perinteinen paperille kirjoitettu viesti ilmoitustaululle on myös hyvin toimiva kaiken sähköpostitulvan keskellä.

9. Onko TKI-projektin aikana syntynyt joitain nk. hyviä käytänteitä, joita haluttaisiin hyödyntää jatkossa?

• Viestinnässä pyrittäisiin pois projektikohtaisesta viestinnästä ja viestittäisiin ikäänkuin teeman alla.  “Projekti edellä” -tyyppinen viestintä helposti vähentää vastaanottajan kiinnostusta itse asiaan, mutta jos viesti projektista tulee ikään kuin teeman sisällä, se tavoittaa ja kiinnostaa useampia.

10. Mitkä ovat TKI-projektissa projektipäällikön omasta mielestä hänen omat vahvuutensa/haasteensa projektityössä?

• Vahvuudet ennakkoluulottomuus, rohkeus tarttua sellaiseen, jonka lopputuloksesta ei vielä täyttä selvyyttä
• Kokemuksen tuoman käytännön kokemuksen ja tutkimustyön yhdistäminen ja molempien osaamisten yhdistäminen projektin hyväksi.
• Kyky keskittyä tehtävään kerrallaan.
• Haaste: myyntityö ei ole oikein ominta aluetta. Projektitoiminta on hyvin pitkälti myyntityötä niin talon sisäisille kuin ulkopuolisillekkin sidosryhmille.

Viikkopalaveri 21.10.2014

AC tapaamisessa olivat läsnä kaikki ryhmän jäsenet.

Juha-Pekka oli saanut sovittua tapaamisen BiNo -projektin Mikon kanssa; 22.10 klo 8.

AC keskustelussa käytiin läpi tapaamisessa esitettävät haastattelukysymykset. Haastattelu nauhoitetaan ja haastattelijat voivat muokata/lisätä kysymyksiä tarpeen mukaan. Haastattelun purku tapahtuu Google Drive dokumenttia hyödyntäen, ajatuksena saada kaikki oleellinen kirjoitettua "auki".

Sovittiin, että Drive -dokumentin työstämistä jatketaan niin, että jokainen perehtyy, lukee ja kirjoittaa useampaan kohtaan. Haastettalun aukikirjoituksen jälkeen jokainen poimii ja jalostaa saatuja vinkkejä ja neuvoja omaan tekstiinsä.

Maanantaina 27.10 klo 20.30 seuraava AC tapaaminen. Tähän mennessä Drive -dokumentissa oleva projektisuunnitelma on jo hyvällä mallilla. Ennen tapaamista jokainen lukee suunnitelman läpi ja kirjaa kehitysehdotukset ylös. AC:n tarkoituksena on todeta tilanne ja kasata edelleen jalostettavat kohteet yhteen.

Viikkopalaveri(yritelmä)

20.10. sovittu AC tapaaminen ei mennyt aivan suunnitelmien mukaan teknisistä ogelmista johtuen. Lopputulemana kävimme pienen tilannekeskustelun ryhmäpuheluna ja sovimme uuden AC tapaamisen tiistaille 21.10 klo 20.30.

Puhelinpalaverin perusteella päätettiin luoda Google Drive dokumentti, jossa ryhdytään luomaan projektisuunnitelmaa.

Katriina loi dokumentin ja kirjoitteli sinne pohjaksi otsikoinnin Onnistu Projektissa -kirjan esimerkin mukaan.

Projektiryhmään lisättävät henkilöt

Lisätään ryhmään kaksi lähipäiviltä poissaollutta henkilöä:

Anne M ja Merja K.

Jaan blogin heille koulun sähköpostiosoitteen kautta, katsotaan josko se pelittää sitä kautta normaalisti.

Projektiorganisaation luominen

Ryhmäkeskustelun pohjalta teimme seuraavia valintoja:

Johanna P - projektipäällikkö
Juha-Pekka R - varaprojektipäällikkö
Jaana K - sihteeri
Katriina P - bloggeri, kirjoitusasun vartija

Ryhmään mahdollisesti myöhemmin mukaan tulevien henkilöiden rooli mietitään tarpeen mukaan.

Projektiryhmän viikkotapaaminen järjestetään AC:n kautta maanantaisin klo 20.30. Tilan varaa Jaana.

Juha-Pekka ottaa yhteyttä Mikkoon, kohdeprojektin projektipäällikköön vkon 41 aikana ja sopii tapaamisen.

Katriina luo jonkinmoisen aikajanan projektin aikatauluksi.

"Haastattelu" - projektipäällikön työn seuraaminen:

• Johanna lainaa koululta nauhurin haastettelua varten
• kaikki ryhmän jäsenet ovat tapaamisessa läsnä

Ensimmäinen AC tapaaminen 20.10. johon mennessä jokainen tutustuu Moodlessa annettun kirjallisuuteen. Tapaamisessa luodaan tilannekatsaus ja tarkennetaan lähitulevaisuuden suunnitelmia.