Oppimistehtävä 4: Projektin dokumentointi

Projektin aikana syntyy erilaisia asiakirja tiedostoja, jotka voivat olla hajallaan projektiryhmän hakemistoissa. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia asiakirjat ja dokumentit kootaan yhteen ja arkistoidaan.  Projektin sisäisestä tiedonvälityksestä syntyy erilaisia suunnittelu dokumentteja ja muistioita.  Kaikkea tietoa ei välttämättä tarvitse jakaa kaikille, vaan olennaista on, että tiedetään  mistä tiedot löytyvät.

Yleensä palvelimelle perustetaan sähköinen hakemisto projektikansio. Kansion perustamisesta ja ylläpitämisestä vastaa projektipäällikkö. Suunnitteluvaiheen dokumenteista on kansioon laitettava viimeisin versio. Projektikansioon voidaan laittaa linkki, josta löytyy kaikki asiaa koskevat työhakemistot.

Projekti kansion sisältö voi olla seuraavanlainen:

1. Projektin aloittaminen

2. Projektin sopimus

3. Projektisuunnitelma ja työsuunnitelma

4. yhteystiedot ja palaveriajat

5. Johtoryhmän kokousmuistiot

6. Tilannekatsaukset

7. Suunnittelupalaverien muistiot

8. Projekti tiedotteet

9. Sidosryhmien tiedonvaihto

10. Suunnitteludokumentit

12. Käyttöohjeet ja koulutusmateriaalit

13. Dokumenttien arkistointi

14. Loppuraportti

Kaikkia asiakirjoja ei saada sähköiseen muotoon ja projektikansioon on tallennettava alkuperäisten papereiden arkistointipaikka.

Dokumentaatio kannatta tallentaa sellaiseen paikkaan, josta se on helposti saatavilla. Hyviä taltioimispaikkoja ovat yrityksen intranet, josta mahdollisimman moni saa projektin opit hyödyksi. Projektista voidaan laatia myös lehdistötiedote. 

Projektin elinkaarta kuvaavasta kaaviosta nähdään myös osa projektissa tuotettavista asiakirjoista.

Ennen projektin käynnistymistä käydään neuvotteluja, josta tehdään kokousmuistioita ja raportteja. Projektin dokumentointi on osa projektin seurantaa.  Projektiryhmän on saatava asialliset raportit ennen kokouksia.

Aloitusvaiheessa tehdään alustava projektisuunnitelma ja riskianalyysi. Laaditaan erilaisia kustannusarvioita ja rahoitussuunnitelmia, jonka jälkeen tehdään lopulliset projekti-, viestintä- ja resurssisuunnitelmat. Päättämisvaiheessa projektidokumentointi viimeistellään, arkistoidaan, luovutetaan asiakkaalle sekä tehdään loppuraportti.

Projektin aikana käsitellään myös arvioita ja palautteita. Laaditaan budjetteja, ennuste- ja tilanneraportteja. Kokouksissa on esityslistat ja niistä pidetään pöytäkirja tai kokousmuistiota.

Projektiin palkattaville henkilöille tehdään työsopimukset, kirjanpitoaineisto ja tositteet, projekteista laaditan vuosi- ja seurantaraportteja. Projektiasiakirjoja on säilytettävä tietyn ajan. Suurissa projekteissa dokumentaatioiden määrä nousee suureksi. Projektinohjausryhmä on ylin ohjaava taho, jonka kokouksista laaditaan tarkat pöytäkirjat. Projektin tulosten dokumentointi on aikaa vievää ja tämän tulee olla osa projektisuunnitelmaa. Projektista laaditan sisäisiä dokumentteja sekä asiakkaalle luovutettava etukäteen sovittu dokumentaatio.