BiNo -projektin haastattelun purku

Haastateltu 22.10.2014 klo 8.00 TKI-projektin projektipäällikköä Mikkoa. Seuraavassa esitetyt kysymykset vastauksineen.

1.  Miten TKI-projekti suunnitteluprosessi oli toteutettu ja mitä haasteita siinä on ollut?

• Suunnitteluprosessi lähtee liikkeelle  esim. yksittäisen henkilön ideasta jota lähdetään keskusteluissa kehittämään ja ideoimaan eteenpäin. Syntynyttä ideaa lähdetään ensisijaisesti myymään omalle lähiesimiehelle ja muille työyhteisössä. Talon sisäinen organisaatio määrittää  hyvin pitkälti projektien rajat ja suuntautumiset ja näin ollen on yksi tärkeistä suunnitteluprosessiin vaikuttavista osista. Ideaa markkinoidaan ja esitellään mahdollisille yhteistyökumppaneille.  Rahoitusinstrumentit ohjaavat hyvin pitkälle, miten ja millaisia projekteja lähdetään viemään eteenpäin, sillä ilman rahoitusta ei myöskään projektia synny. Pienellä paikkakunnalla on saatava yritykset vahvasti sitoutumaan projektiin.   Toimijoita alueella on paljon ja projektirahoituspyyntöjä satelee yrityksille monelta taholta ja kilpailu rahoituksesta on kovaa.  Rahoittajat vaativat, että heitä on kuultu ja heidän intressinsä on huomioitu suunnittelussa.

2.  Miten TKI-projektinne on organisoitu ja vastuualueet jaettu?

• Projektipäällikkö  on toiminut yksin ja vastannut myös toteutuksesta.

3. Mitä sidosryhmiä on ollut  TKI-projektissa mukana ja miten heitä on sitoutettu projektiyhteistyöhön?

• Talon sisäiset sidosryhmät
• Rakennustekniikan opettajat
• Matrix-työryhmät, koulutus- ja palvelujen kehittämistyöryhmät
• Talon ulkopuoliset sidosryhmät kuten yritykset, jotka ovat ns.sisällöllisiä sidosryhmiä

4. Onko projektilla erillinen ns. viestintäsuunnitelma?

• Oltava ainakin ajatustasolla
• Rahoittaja vaatii viestintäsuunnitelman, että projekti tulee tietoisuudeen ja tulokset saadaan esille.
• Tässä projektissa on nettisivut, jossa julkaisu-  ja artikkeliosio. Loppuvuodesta järjestetään seminaari.

5. Onko aikataulu ollut pitävä.

• Tässä projektissa on. Tyypillistä on, että aikatauluihin tulee helposti muutoksia ja projektisuunnitelmaa joudutaan matkan varrella muuttamaan.

6. Budjetin pitäminen?

• Hyvin on pitänyt.  Budjetin ylittymiset johtuvat yleensä inhimillisistä tekijöistä, kuten väärinymmärryksistä ja alkupudjetoinnin epäonnistumisesta. suurin kulu yleensä henkilöstökulut, joihin harvemmin tulee yllätyksiä.
• Budjettia valvoo kirjanpitäjä, sihteeri ja projektipäällikkö, eli ylitykset ovat aika harvinaisia.

7. Millaista yhteistyötä tai -työtapoja TKI-projektissa käytetään tai on käytetty mukaan lukien erilaiset palaverikäytännöt ja työajanseurannat?

• Työajanseurannassa siirrytään kellokorttimenetelmään. Tähän saakka henkilökohtainen seuranta omasta työhön käytetystä ajasta. Merkitsee ylös päivän pääkohdat esim. tapaamiset ja kokoukset., kirjalliset työt jne.
• Lähes mahdotonta pitää tarkkaa kirjanpitoa tehdyistä tunneista, mutta rehellinen merkitsemiskäytäntö tärkeä.
• Palavereissä kriittisyyttä, oltava tiiviitä ja tarkkaan suunniteltuja osallistujien ja aiheiden osalta. ei turhaan pitkittyneitä palavereja. Säännöllisyys tärkeää, varsinkin isommassa tiimissä.

8. Mitä sisäisen viestinnän keinoja TKI-projekti käyttää ja miten ne ovat toimineet?

• Sähköposti edelleen paras
• Keskuskohtaiset uutiskirjeet kuukausittain
• AMK:n sisäinen uutiskirje noin 8 krt vuodessa
• Karelian nettisivuille mahdollista laittaa viestintää
• Perinteinen paperille kirjoitettu viesti ilmoitustaululle on myös hyvin toimiva kaiken sähköpostitulvan keskellä.

9. Onko TKI-projektin aikana syntynyt joitain nk. hyviä käytänteitä, joita haluttaisiin hyödyntää jatkossa?

• Viestinnässä pyrittäisiin pois projektikohtaisesta viestinnästä ja viestittäisiin ikäänkuin teeman alla.  “Projekti edellä” -tyyppinen viestintä helposti vähentää vastaanottajan kiinnostusta itse asiaan, mutta jos viesti projektista tulee ikään kuin teeman sisällä, se tavoittaa ja kiinnostaa useampia.

10. Mitkä ovat TKI-projektissa projektipäällikön omasta mielestä hänen omat vahvuutensa/haasteensa projektityössä?

• Vahvuudet ennakkoluulottomuus, rohkeus tarttua sellaiseen, jonka lopputuloksesta ei vielä täyttä selvyyttä
• Kokemuksen tuoman käytännön kokemuksen ja tutkimustyön yhdistäminen ja molempien osaamisten yhdistäminen projektin hyväksi.
• Kyky keskittyä tehtävään kerrallaan.
• Haaste: myyntityö ei ole oikein ominta aluetta. Projektitoiminta on hyvin pitkälti myyntityötä niin talon sisäisille kuin ulkopuolisillekkin sidosryhmille.