Viikkopalaveri 24.11.2014

Illan tapaamisessa läsnä kaikki ryhmän jäsenet.

Työskentely on edennyt suunnitelmien mukaan; lähipäivän presentaatiota varten valmisteltu drivessä oleva power point on sovitunmukaisella mallilla. Työstämistä ja viimeistelyä jatkavat Anne ja Merja. Kätensä loukannut Anne pyytää apua muilta ryhmän jäseniltä tarvittaessa.

AC:n aikana harjoiteltu nauhoitus sekä sen "käsittely" onnistuivat hyvin. Seuraavassa vkopalaverissa 1.12. presentaatio valmis ja pidämme "kenraaliharjoituksen" ja istunnon lopuksi teemme tehtävän 5 mukaisen nauhoitteen.

Viikkopalaveri 17.11.2014

Illan keskustelun yhteenveto:

Projekti esitellään muille lähipäivässä ja sitä varten on luotu Driveen  Oppimisprojektin esittely -niminen tiedosto. Jaoimme työt dioittain ja jokainen löytää omansa dian otsikkoon kirjatun nimensä perusteella. Sovittiin, että ensi maanantaina jokaisella on omiin dioihinsa suunnilleen valmiina tekstit, sekä "käsikirjoitus" siitä mitä aikoo lähipäiväesityksessä sanoa. 

Lisäksi sovittiin, että Jaana ja Katriina tekevät runkoa ja pientä "käsikirjoitusta" tehtävää 5 varten, jossa siis tehdään AC-nauhoite. Ensi maanantaina uusi AC ja uudet mietinnöt tilanteesta. Ensi viikolla on varmaan kokoonnuttava usemammin kuin kerran ja alettava valmistella/harjoitella nauhoitteen tekemistä. 

Nauhoituksen tekemistä varten jokaisen pitäisi saada yhteytensä toimimaan ja äänensä kuulumaan!

Uudistettu projektisuunnitelma

Projektisuunnitelmaan sovitut muutokset ja korjaukset on tehty. Linkistä pääset lukemaan:


https://docs.google.com/document/d/1w_vpZhb3N88hA8porGVHrxCLTCEP6_VV9Hv2RcW0HEs/edit?usp=sharing

Viikkopalaveri 10.11.2014

Viikkopalaverissa olivat paikalla kaikki ryhmän jäsenet.

Totesimme projektin etenevän aikataulussa. Jaetut tehtävät oli tehty sovitusti ja ne on julkaistu blogissa.

Projektisuunnitelmaan yhteisesti mietityt korjaukset on tehty ja sovittiin, että jokainen käy lukemassa suunnitelman vielä kertaalleen ja antaa palautetta Katriinalle. Kommentit torstai-iltaan 13.11. mennessä, jonka jälkeen korjaukset ja uuden version julkaisu blogissa.

Aloitimme presentaation valmistelun. Johanna suunnittelee driveen rungon, jonka mukaan esitys tullaan valmistelemaan. Seuraava viikkotapaaminen AC:ssa 17.11., jossa suoritetaan työnjako esityksen suhteen. Hyviä ideoita vastaanotetaan :) ja jokainen voisi miettiä miten esityksestä saataisiin mielenkiintoinen!

Seuraavassa tapaamisessa aloitetaan pohtimaan myös tehtävää AC-nauhoitetta (oppimistehtävä 5)

Oppimistehtävä 4: Projektin dokumentointi

Projektin aikana syntyy erilaisia asiakirja tiedostoja, jotka voivat olla hajallaan projektiryhmän hakemistoissa. Projektipäällikön tehtävä on huolehtia asiakirjat ja dokumentit kootaan yhteen ja arkistoidaan.  Projektin sisäisestä tiedonvälityksestä syntyy erilaisia suunnittelu dokumentteja ja muistioita.  Kaikkea tietoa ei välttämättä tarvitse jakaa kaikille, vaan olennaista on, että tiedetään  mistä tiedot löytyvät.

Yleensä palvelimelle perustetaan sähköinen hakemisto projektikansio. Kansion perustamisesta ja ylläpitämisestä vastaa projektipäällikkö. Suunnitteluvaiheen dokumenteista on kansioon laitettava viimeisin versio. Projektikansioon voidaan laittaa linkki, josta löytyy kaikki asiaa koskevat työhakemistot.

Projekti kansion sisältö voi olla seuraavanlainen:

1. Projektin aloittaminen

2. Projektin sopimus

3. Projektisuunnitelma ja työsuunnitelma

4. yhteystiedot ja palaveriajat

5. Johtoryhmän kokousmuistiot

6. Tilannekatsaukset

7. Suunnittelupalaverien muistiot

8. Projekti tiedotteet

9. Sidosryhmien tiedonvaihto

10. Suunnitteludokumentit

12. Käyttöohjeet ja koulutusmateriaalit

13. Dokumenttien arkistointi

14. Loppuraportti

Kaikkia asiakirjoja ei saada sähköiseen muotoon ja projektikansioon on tallennettava alkuperäisten papereiden arkistointipaikka.

Dokumentaatio kannatta tallentaa sellaiseen paikkaan, josta se on helposti saatavilla. Hyviä taltioimispaikkoja ovat yrityksen intranet, josta mahdollisimman moni saa projektin opit hyödyksi. Projektista voidaan laatia myös lehdistötiedote. 

Projektin elinkaarta kuvaavasta kaaviosta nähdään myös osa projektissa tuotettavista asiakirjoista.

Ennen projektin käynnistymistä käydään neuvotteluja, josta tehdään kokousmuistioita ja raportteja. Projektin dokumentointi on osa projektin seurantaa.  Projektiryhmän on saatava asialliset raportit ennen kokouksia.

Aloitusvaiheessa tehdään alustava projektisuunnitelma ja riskianalyysi. Laaditaan erilaisia kustannusarvioita ja rahoitussuunnitelmia, jonka jälkeen tehdään lopulliset projekti-, viestintä- ja resurssisuunnitelmat. Päättämisvaiheessa projektidokumentointi viimeistellään, arkistoidaan, luovutetaan asiakkaalle sekä tehdään loppuraportti.

Projektin aikana käsitellään myös arvioita ja palautteita. Laaditaan budjetteja, ennuste- ja tilanneraportteja. Kokouksissa on esityslistat ja niistä pidetään pöytäkirja tai kokousmuistiota.

Projektiin palkattaville henkilöille tehdään työsopimukset, kirjanpitoaineisto ja tositteet, projekteista laaditan vuosi- ja seurantaraportteja. Projektiasiakirjoja on säilytettävä tietyn ajan. Suurissa projekteissa dokumentaatioiden määrä nousee suureksi. Projektinohjausryhmä on ylin ohjaava taho, jonka kokouksista laaditaan tarkat pöytäkirjat. Projektin tulosten dokumentointi on aikaa vievää ja tämän tulee olla osa projektisuunnitelmaa. Projektista laaditan sisäisiä dokumentteja sekä asiakkaalle luovutettava etukäteen sovittu dokumentaatio.  

Oppimistehtävä 3: Projektin työskentelytavat, vuorovaikutus ja viestintä

Olemme tutustuneet TKI-projektin sisäiseen ja ulkoiseen viestintään, sekä projektin dokumentointiin. Olemme myös selvittäneet yleisesti, millaisia asiakirjoja projektissa sen elinkaaren aikana tuotetaan ja miten ne taltioidaan. Tässä tekstissä yhteenveto näistä kaikista osa-alueista.

Meille osoitetun TKI-projektin sisäisiä viestintäkanavia ovat:

-Karelia-intranet

-sis. tiedotteet / keskuksen viikkotiedote

-sähköposti

-ilmoitustaulut

Projektipäällikön mukaan yksittäisten kanavien toimivuudesta ei ole tarkempaa tietoa ja hän korostaakin henkilökohtaisen kontaktoinnin suurta merkitystä.

Dokumentoinnin osalta rahoittaja määrittää, kuinka kauan niitä tulee säilyttää. Tässä projektissa käytetään vielä paperista dokumentointia, mutta sähköisiin ollaan pikkuhiljaa siirtymässä. Esimerkkeinä dokumentoinnista sopimukset, kirjanpidon dokumentit ja osallistujalistat. Karelia-Ammattikorkeakoulussa on käytössä projektien hallintajärjestelmä PROHA, jonne tulee projektin päättyessä tallentaa ainakin hyödyntämissuunnitelma, jossa on näkyvillä projektin tärkeimmät tulokset.

Tutustuimme yhteen kohdeprojektin asiakirjaan ja yleisilme oli selkeä. Dokumentissa tuli esille kaikki tarvittavat seikat selkeästi otsikoidensa alle eriteltyinä. Näin lukija löytää etsimänsä tiedon helposti ja nopeasti.

Projektin ulkoinen viestintä tapahtuu www-sivujen, karelia.fi-lehden, sanomalehtien, sähköpostin (tärkeimmät sidosryhmät), puurakentamisen painoalan tiedotteiden, minimessu esiintymisten sekä juttujen ja artikkeleiden kautta.

Projektin antama ulkoinen kuva on suppeahko, johtuen ulkoisen viestintämateriaalin niukkuudesta. Koska projektin varsinaisena kohderyhmänä ovat rakennusteollisuuden ja talotekniikan asiantuntijat, koulutusorganisaatioiden asiantuntijat sekä opettajat, on ulkoinen viestintä tähän suuntaan hoidettu sähköpostitse. Projektipäällikkö toteaakin että ylivoimaisesti tehokkaimmaksi tavaksi toimia onkin osoittautunut henkilökohtainen kontaktointi.

Projekti profiloituu uuden ja innovatiivisen konseptin muodostumiseen. Se palvelee erinomaisesti kohderyhmäänsä jotka haluavat kehittää, laajentaa tai luoda uutta liiketoimintaa.

Viikkopalaveri 4.11

Heti ohjaustapaamisen jälkeen pidettiin sovitusti ryhmän viikkotapaaminen. Läsnä Johanna, Anne, Jaana, Juha-Pekka ja Katriina.

Käytiin läpi saatu palaute, tulevat tehtävät sekä kehitysehdotukset.

Tehtävänjako ennen seuraavaa viikkotapaamista, joka järjestetään 10.11. Jaanan varaamassa AC:ssa, on seuraavanlainen:

- tehtävään 3 paneutuvat Johanna, Juha-Pekka ja Anne

- tehtävä 4 Jaana

- projektisuunnitelman hiominen annettujen kehitysehdotusten perusteella Katriina

- poissaollut Merja saa osakseen 10.11. määriteltävän tehtävän

Sovittiin, että projektisuunnitelma on "korjattu" iltapäivällä 10.11 niin, että jokainen ryhmän jäsen perehtyy sen sisältöön ennen AC:n alkamista klo 20.30. Viikkotapaamisessa tilannekatsaus, tehtävätilanteen päivitys sekä työnjako.

Johanna kertoi, ettei edellisen viikkotapaamisen blogikirjoitukseen liittämäni AC-huoneen linkki toiminut, joten suosittelen vastaisuudessa siirtymään varattuun tilaan suoraan Jaanan lähettämän sähköpostin kautta!

Projektiryhmän ohjaustapaaminen 4.11.

Ohjaustapaaminen Pilvin ja Tarjan kanssa.

Tapaamisessa kävimme läpi projektimme etenemisen ja läsnä olivat kaikki ryhmän jäsenet. Käsittelyssä olivat projektisuunnitelma sekä ryhmämme eteneminen ja ryhmätyöskentelymme onnistuminen yleisesti. Todettiin työskentelyn edenneen sovitun mukaisesti ja projektisuunnitelmasta saatuja kehitysehdotuksia kirjattiin ylös myöhempää kehittämistä varten.

Projektisuunnitelma

Linkki projektisuunnitelmaan:

https://docs.google.com/document/d/1w_vpZhb3N88hA8porGVHrxCLTCEP6_VV9Hv2RcW0HEs/edit?usp=sharing